Chuyển từ sổ tay ghi tiền phòng sang hoá đơn điện tử: bắt đầu từ đâu

Bước 1: Chốt lại danh sách phòng, khách và các khoản đang thu

Trước khi chuyển sang cách quản lý mới, hãy dành một buổi ngồi lại rà soát toàn bộ hiện trạng. Viết ra: bao nhiêu phòng đang có khách, giá thuê từng phòng là bao nhiêu, các khoản thu cố định như tiền phòng, tiền điện, tiền nước, phí vệ sinh, phí giữ xe, phí internet nếu có. Đây là bước nền, vì nếu số liệu ban đầu đã sai thì hệ thống mới cũng không giúp được gì. Với căn hộ có nhiều phòng cho thuê riêng lẻ, việc lập danh sách rõ ràng theo từng phòng sẽ giúp bạn không nhầm lẫn giữa các khách khi bắt đầu ghi nhận trên hệ thống điện tử.

Bước 2: Đưa chỉ số điện nước và phí dịch vụ vào một hệ thống duy nhất

Thay vì ghi chỉ số điện nước ra giấy rồi tự tính bằng máy tính cầm tay, bạn có thể nhập chỉ số cũ và chỉ số mới vào công cụ hoá đơn của Mezhome, hệ thống sẽ tự tính ra số tiền tương ứng. Điều tiện lợi là sang kỳ sau, chỉ số cũ tự động chuyển tiếp từ kỳ trước, bạn không cần mở lại sổ để tra số cũ mỗi lần lập hoá đơn mới. Ngoài tiền điện nước, hoá đơn còn cho phép thêm các khoản phí dịch vụ như vệ sinh, giữ xe, internet, phí quản lý, và có cả dòng giảm giá nếu tháng đó bạn muốn hỗ trợ khách vì lý do nào đó. Tất cả gói gọn trong một hoá đơn duy nhất cho mỗi phòng, mỗi kỳ, thay vì rải rác trên nhiều tin nhắn khác nhau.

Bước 3: Gửi hoá đơn và theo dõi trạng thái thay vì đoán mò

Một trong những rào cản khiến nhiều chủ nhà ngại chuyển sang hình thức điện tử là sợ phải xin số điện thoại hoặc email của khách để gửi hoá đơn, đặc biệt với khách thuê ngắn hạn hoặc khách đã chuyển đi. Trên Mezhome, hoá đơn gửi tới khách theo username của họ trên hệ thống, bạn không cần xin thêm thông tin liên hệ nào. Sau khi gửi, trạng thái hoá đơn đi qua bốn bước rõ ràng: gửi, khách xem, khách báo đã trả, chủ nhà xác nhận thu. Bạn sẽ nhận thông báo ngay khi khách mở hoá đơn, nên biết chắc là họ đã nhìn thấy chứ không phải đoán. Để việc chuyển khoản không bị ghi sai nội dung, mã VietQR sinh thẳng trên hoá đơn kèm nội dung chuyển khoản gợi ý, khách chỉ cần quét là chuyển đúng nội dung, giúp bạn dễ đối chiếu khi tiền về tài khoản. Nếu khách chậm trả, hệ thống tự nhắc nợ trước hạn ba ngày, trước một ngày và khi đã quá hạn, thay bạn làm việc nhắc nhở mà không cần tự nhớ ngày nào phải gọi ai.

Bước 4: Xử lý nợ cũ và giữ nhịp cho các kỳ sau

Với những khoản nợ cũ còn tồn từ thời ghi sổ tay, bạn nên lập một hoá đơn riêng ghi rõ số tiền còn thiếu và gửi cho khách để hai bên cùng xác nhận lại, tránh tình trạng nhớ nhớ quên quên kéo dài thêm. Bản PDF của hoá đơn có mã tra cứu để hai bên đối chiếu khi cần, và khách thuê luôn nhận được bản sạch, không lẫn thông tin của phòng khác. Từ kỳ sau, bạn không cần tạo lại từ đầu mỗi tháng, vì có thể sao chép hoá đơn kỳ trước để tạo kỳ mới nhanh hơn, chỉ cần cập nhật lại chỉ số điện nước và số tiền nếu có thay đổi.

Chuyển đổi cách quản lý không cần làm trong một ngày. Bạn có thể bắt đầu với một, hai phòng đang có vấn đề rõ nhất, ví dụ phòng thường xuyên trả trễ hoặc phòng bạn hay nhầm lẫn số liệu, rồi mở rộng dần ra toàn bộ căn hộ. Khi đã quen, việc theo dõi ai trả rồi, ai còn nợ sẽ không còn là câu hỏi khiến bạn phải lục lại tin nhắn cũ mỗi cuối tháng. Nếu bạn đang quản lý căn hộ cho thuê ở Đà Nẵng từ xa và muốn thử ngay, có thể tạo hoá đơn điện tử cho từng phòng ngay trong kỳ thu tiền tới để bắt đầu theo dõi có hệ thống hơn.