Diện tích thuê văn phòng: hiểu đúng GLA, NLA để không trả tiền oan

Hệ số hiệu quả sử dụng diện tích (efficiency ratio) là gì

Hệ số hiệu quả sử dụng, thường gọi là efficiency ratio, là tỷ lệ giữa diện tích sử dụng thực và diện tích cho thuê gộp mà doanh nghiệp phải trả tiền. Ví dụ nếu một văn phòng có diện tích cho thuê ghi 200m² nhưng hệ số hiệu quả chỉ khoảng 80%, phần diện tích thực sự có thể kê bàn ghế, đi lại thoải mái chỉ còn khoảng 160m².

Hệ số này thường phụ thuộc vào:

• Vị trí và số lượng cột chịu lực nằm trong phòng thuê.
• Hình dạng mặt bằng – mặt bằng vuông vắn thường hiệu quả hơn mặt bằng hình chữ L hoặc có nhiều góc lẹm.
• Vị trí hộp kỹ thuật, trục thang máy, khu vực lõi tòa nhà (core) chiếm bao nhiêu diện tích trong phần thuê.
• Độ dày tường bao và tường ngăn nếu có tính vào diện tích cho thuê.

Nhiều tòa nhà văn phòng hạng A tại các khu trung tâm thường công bố hệ số hiệu quả tương đối rõ ràng trong hồ sơ cho thuê, vì đây là tiêu chí khách thuê lớn thường yêu cầu làm rõ trước khi đàm phán giá. Ngược lại, ở các tòa nhà nhỏ, nhà phố chuyển đổi công năng thành văn phòng, hệ số này thường không được nêu rõ, người thuê phải tự đo và tính.

Vì sao hệ số hiệu quả ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí thực tế

Giả sử hai văn phòng có mức giá thuê trên mỗi mét vuông diện tích cho thuê gộp bằng nhau, nhưng hệ số hiệu quả khác nhau, chi phí thực tế trên mỗi mét vuông sử dụng được sẽ khác hẳn. Văn phòng có hệ số hiệu quả cao hơn, dù giá niêm yết trên m² có vẻ tương đương hoặc cao hơn một chút, vẫn có thể rẻ hơn tính trên đầu người hoặc trên diện tích thực dùng.

Đây là lý do vì sao khi so sánh hai lựa chọn thuê văn phòng, không nên chỉ nhìn vào đơn giá trên m² diện tích thuê, mà cần quy đổi ra chi phí trên mỗi mét vuông sử dụng thực, hoặc chi phí trên mỗi nhân viên nếu doanh nghiệp có kế hoạch bố trí số lượng bàn cụ thể.

Cách kiểm tra diện tích thực tế trước khi ký hợp đồng

Để tránh bất ngờ sau khi dọn vào làm việc, doanh nghiệp nên thực hiện một số bước kiểm tra sau:

1. Yêu cầu bản vẽ mặt bằng (floor plan) có chú thích rõ vị trí cột, hộp kỹ thuật, tường bao, và ghi rõ đây là bản vẽ theo GLA hay NLA.
2. Đối chiếu diện tích ghi trong hợp đồng với bản vẽ – nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên hợp đồng và số đo thực tế khi khảo sát, cần hỏi rõ chủ nhà hoặc đơn vị quản lý lý do chênh lệch.
3. Tự đo lại nếu cần, đặc biệt với các mặt bằng nhà phố hoặc tòa nhà nhỏ không có bản vẽ kỹ thuật chuẩn, để ước lượng diện tích thực có thể bố trí bàn làm việc.
4. Hỏi rõ về diện tích dùng chung như sảnh chờ, lối đi chung, khu vực để xe, nhà vệ sinh chung – những phần này có thể được tính một phần vào diện tích cho thuê dù không thuộc riêng doanh nghiệp sử dụng.
5. Ghi rõ trong hợp đồng cách tính diện tích và phương pháp đo, tránh trường hợp về sau có tranh chấp khi tính lại diện tích thực tế phục vụ cho việc gia hạn hoặc tính phí quản lý theo diện tích.

Một vài lưu ý theo loại hình văn phòng

Với văn phòng tại các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp, hệ số hiệu quả thường được công bố sẵn và có thể tham khảo trước khi đi xem thực tế, giúp doanh nghiệp so sánh nhanh giữa nhiều tòa nhà. Với văn phòng tại nhà phố hoặc các tòa nhà nhỏ chuyển đổi công năng, doanh nghiệp cần chủ động đo đạc và tính toán vì thường không có tài liệu kỹ thuật chuẩn. Với văn phòng dạng shell & core, diện tích ghi trong hợp đồng thường là diện tích thô trước khi hoàn thiện, nên phần diện tích sử dụng thực sau khi thi công nội thất, đi hệ thống điện, mạng, có thể giảm thêm so với con số ban đầu.

Việc hiểu rõ các khái niệm này cũng giúp doanh nghiệp thương lượng giá thuê hợp lý hơn. Nếu hệ số hiệu quả của một mặt bằng thấp hơn mức phổ biến trong khu vực, đây là điểm có thể đưa ra để đàm phán giảm đơn giá thuê trên m², vì phần diện tích thực sự sử dụng được ít hơn so với các lựa chọn khác cùng phân khúc.

Lời khuyên thực tế trước khi chốt thuê văn phòng

Trước khi ký hợp đồng, hãy dành thời gian yêu cầu bản vẽ mặt bằng chi tiết, hỏi rõ cách tính diện tích, và nếu có thể, thử phác thảo sơ đồ bố trí bàn ghế, phòng họp trên bản vẽ đó để hình dung diện tích sử dụng thực sẽ đủ cho bao nhiêu nhân sự. Đừng chỉ dựa vào con số diện tích ghi trên tin đăng để ước tính chi phí hay quy mô nhân sự có thể bố trí. Khi tìm thông tin các văn phòng cho thuê trên Mezhome, người thuê nên chủ động liên hệ hỏi thêm về cách tính diện tích và xin bản vẽ mặt bằng trước khi hẹn xem trực tiếp, để việc so sánh giữa các lựa chọn được chính xác và công bằng hơn.